Upomínky
V aplikaci Domsys vytvoříte upomínky jednoduše hromadným generováním či ručním vytvořením. Takovéto upomínky lze exportovat do pdf, ale také rovnou z Domsys odeslat pomocí e-mailu, DopisOnline či jako SMS upomínku.
Do upomínek se zahrnou dlužné předpisy evidované ve Finance-Předpisy a dlužné vydané doklady vystavené ve Finance-Doklady, kterou jsou navázány na konkrétního vlastníka/nájemce.
Návod krok za krokem
Pomocí tohoto návodu Vás provedeme zpracováním upomínek.
modul Nemovitost->Nastavení->Upomínky
Nastavte si v nemovitosti výchozí šablony pro tvorbu upomínek spolu s preferovaným kanálem pro zaslání a typem poštovní adresy kam mají být upomínky zasílány v případě kanálu Pošta. Nastavení provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Upomínky. Takto nastavené šablony budou použity také při generování upomínek za zákazníka, v modulu CRM.
Nenastavíte-li si šablony, budou do upomínek použity šablony systémové.
V tomto článku naleznete také postup jak vlastní šablony vytvořit.
Rozlišujeme 3 typy upomínek:
Upomínka 1 (nízká závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým nebyl v minulosti žádný předpis upomínán. Bude použita při prvním upomínání vlastníka/nájemce
Upomínka 2 (střední závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým byl na některý z předpisů zaslán předpis právě jednou. Bude aplikací použita při druhém upomínání vlastníka/nájemníka (např. pokud vlastník dluží jeden předpis, který byl již jednou upomínán nebo dluží předpis, který byl již upomínán + předpis další)
Upomínka 3 (vysoká závažnost) - vysoká závažnost, některý z předpisů byl v minulosti upomenut více než jednou. Bude aplikací použita při třetím upomínání vlastníka/nájemníka (princip určování závažnosti je stejný jako u Upomínky 2).
Samotné upomínky vytváříte v modulu Nemovitost->Vlastníci->Upomínky automaticky či ručně (taktéž je možné upomínky vytvořit v modulu CRM->CRM->Upomínky).
Chcete-li upomínky zasílat klasicky poštou, doporučujeme zřídit přístup do služby DopisOnline a zadat přístupové jméno a heslo v Nastavení->Nemovitost->DopisOnline.
Pro zasílání SMS upomínek je třeba vytvořit účet na GoSMS.cz a zadat přístupové jméno a heslo v modulu Správce->Nastavení (využijte návodu krok za krokem pro GoSMS: Zasílání SMS )
modul Nemovitost->Vlastníci->Upomínky
modul CRM->CRM->Upomínky (v modulu CRM lze vytvářet upomínky pro všechny vlastníky/nájemce z přiřazených nemovitostí)
Kliknutím na Generovat upomínky se zobrazí seznam dlužníků k upomenutí k dnešnímu dni. Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části.
Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části (1). V horní části můžete určit minimální dlužnou částku (2).
Kliknutím na dlužnou částku se zobrazí přehled, z jakých dlužných částek je výsledný dluh složen spolu s informací, kolikrát byl konkrétní nedoplatek předpisu již upomínán (3). Na tomto místě lze určit komu bude upomínka vytvořena a to volbou Ano/Ne (4).
Vystavujete-li faktury vydané např. na přefakturaci opravy v modulu Nemovitost či CRM->Finance->Doklady a určili jste, že patří k vlastníkovi/nájemci, bude na tyto neuhrazené doklady vystavena samostatná upomínka jejíž součástí bude opis faktury.
Po uložení se vytvoří seznam upomínaných vlastníků (5).
Nastavení použití šablon upomínek k jednotlivým závažnostem provedete dle výše uvedeného bodu č.1. Nastavení upomínek.
Pomocí poklikání na řádku upomínky jsou k dispozici podrobné informace vztahující se k upomínce - celková částka upomínaná včetně výpisu jednotlivých dlužných předpisů, náhled samotné upomínky, jmenovitý seznam příjemců a přehled odeslání upomínky.
Vytvořené upomínky lze jednoduše filtrovat pomocí štítků.
Další možnosti vytvoření upomínky:
Upomínky lze vytvořit také ručně
Lze vytvořit manuálně upomínku pouze na jednoho vlastníka/nájemníka se zadáním upomínané částky. V záložce Náhled lze určit šablonu upomínky včetně textů.
Vytvoření z vlastníka
Upomínka lze vytvořit jen pro konkrétního vlastníka z detailu vlastníka/nájemce (najdete v modulu Nemovitost-Vlastníci/Nájemci-Vlastníci/Nájemci). Takto vytvořenou upomínku najdete ve Vlastníci-Upomínky.
Před tiskem nebo odesláním upomínky lze jednotlivé upomínky upravit pomocí Upravit, upravit lze údaje jak na záložce Obecné, tak i Náhled, kde je uveden průvodní text upomínky.
Pomocí nabídky Další->Export do PDF určíte, kterým osobám mají být upomínky do PDF exportovány. Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v symbolu teček v pravém horním rohu aplikace).
Vybrané upomínky lze z Domsys rovnou odeslat.
PŘÍJEMCI - V odeslání jsou již zobrazeni příjemci upomínek. Seznam příjemců můžete ovlivnit tlačítkem Ano/Ne.
Nemají-li se pravidelně některému vlastníkovi/nájemci upomínky zasílat, nastavte toto v úpravě odpovědné osoby (modul Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Upravit vybraného vlastníka/nájemce->Odpovědné osoby->u konkrétní osoby Akce->Vlastnosti odp.osoby.
KANÁL - Je-li potřeba, zvolte kanál jakým mají být upomínky odeslány (lze použít více najednou - např. odeslat mailem a zároveň dopisem).
IDENTITA a PODPIS - Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis (to jsou informace o osobě, která upomínky odesílá) - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v pravém horním roku v ikoně "tří teček").
NA VĚDOMÍ - Chcete někoho informovat o odeslání upomínek? Upomínky můžete zaslat na vědomí konkrétní pracovní pozici, konkrétnímu pracovníkovi nebo platnému zástupci nemovitosti, u kterých evidujete mail. Zároveň lze vybrat zda má být odeslána souhrnná zpráva, která bude obsahovat seznam zasílaných upomínek nebo zda mají být zaslány kopie odeslaných upomínek.
ODESLÁNÍ - Před odesláním upomínek příjemcům je možné využít "Odeslat testovací", kdy uživateli zpracovávajícímu upomínky přijdou upomínky v té formě, ve které je obdrží příjemci (e-mail, na který budou odeslány testovací maily, můžete ověřit najetím myši na Odeslat testovací).
Pro konečné odeslání dáte Odeslat (upomínky čekají v Komunikace-Odeslaná pošta ještě 10 min. čeká a během této doby můžete odeslání zrušit) nebo Odeslat bez čekání, kdy jsou ihned upomínky odeslány (v Komunikace-Odeslaná pošta jsou zobrazeny jako odeslané).
V případě, že vlastník/nájemník uhradí upomínané předpisy, pak je to ve vygenerovaných upomínkách rozpoznat podle ikon u jednotlivých částek.
Postupné uhrazování předpisů je vidět po otevření upomínky (1). Celkové uhrazení upomínané dlužné částky je vidět v seznamu generovaných upomínek (2).
Informace o vytvořené upomínce k danému vlastníkovi/nájemníkovi je také ve Vlastníci/Nájemníci->Vlastníci/Nájemníci v otevření daného vlastníka/nájemníka. Po kliknutí na počet upomínek jste přesměrování přímo do upomínek.
.
ŠABLONY UPOMÍNEK
Modul SPRÁVA->Nastavení->Šablony
Šablony slouží k možnosti vložit do sestav vlastní varianty textů.
Zde jsou nastaveny základní systémové šablony upomínek. Text upomínky si lze prohlédnout v otevření upomínky přes pravé tlačítko myši -> Otevřít->záložka Obsah šablony
Vytvoření nové šablony (klientské upomínky)
Modul SPRÁVA->Nastavení->Textové šablony
- Vytvoření kopírováním
- Vlastní šablonu můžeme vytvořit kopírováním šablony systémové – vybereme systémovou šablonu upomínky, na které pomocí pravého tlačítka myši dáme Vytvořit kopii.
- Nová šablona
- Vlastní šablonu můžeme vytvořit pomocí tlačítka Nová šablona
Záložka Obecné
Název – pojmenování šablony
Typ – vyberete Upomínka
Záložka Obsah šablony
Titulek – text zde vypsaný bude na dokumentu uveden jako název dokumentu
Pod kolonkou Titulek je místo pro napsání zprávy, která bude uvedena na upomínce. Do titulku i zprávy lze použít zástupný znak [SPLATNOST]. Datum konkrétní splatnosti můžete určit při vytváření upomínek či v jejich úpravě.
Na záložce SMS a E-mail vytvoříte průvodní text, který bude použit při zaslání upomínky těmito kanály. Do textu můžete použít zástupné znaky [NEMOVITOST], [ČÁSTKA] - Domsys doplní název nemovitosti a celkovou upomínanou částku.
.
NASTAVENÍ VÝJIMEK V UPOMÍNÁNÍ
1. nastavení pro Vlastníka/Nájemníka
Omezení zasílání upomínek můžete nastavit přímo pro vybraného Vlastníka/Nájemníka a to v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci-vybraného Upravit->záložka Ostatní (Vytvářet upomínky Ano/Ne)
2. nastavení pro vybrané Předpisy plateb
Pokud je potřeba neupomínat jen vybrané předpisy plateb, pak lze toto nastavit přímo v modulu Nemovitost->Finance->Předpisy->na označených předpisech použijte pravé tlačítko myši->Upravit
(toto lze nastavit hromadně právě i pro více označených předpisů pomocí Ctrl+označení řádků nebo Ctrl+A pro označení všech zobrazených předpisů)
