DOMSYS CONNECT-export dokladů z DOMSYS
K tomuto účelu poskytuje Domsys exporty v univerzálním formátu tzv. DOMSYS CONNECT, které poskytovatel účetního programu naimplementuje. Aby export obsahoval nastavení a předkontace pro účetnictví, postupujte dle níže uvedeného návodu.
Jak funguje export dat do účetnictví?
Pro potřeby účetnictví je v Domsysu funkce Export, pomocí kterého můžete data stáhnout do souboru xml a soubor naimportovat do účetního programu.
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a částečně ušetřit čas se zaúčtováním.
Princip je jednoduchý - v Domsysu je potřeba založit a přiřadit předkontace, které jsou používány pro účtování v účetním programu. Ty po té po importu do účetního programu budou použity pro zaúčtování.
Data lze exportovat z modulu Nemovitost (data za konkrétní nemovitost) či CRM (data za celého zákazníka, tedy i za všechny nemovitosti přiřazené zákazníkovi). Exporty jsou podporovány i s DPH.
1. Přijaté a vydané doklady, které jsou evidovány ve Finance-Doklady
2. Předpisy jako faktury = předpisy číslované v číselné řadě (předpis jako faktura evidované ve Finance-Předpisy), jak v Domsys vytvořit "předpis jako faktura vydaná" naleznete zde: Předpis jako faktura vydaná
V importovaných dokladech bude importován údaj ZAKÁZKA = název nemovitosti (název nemovitosti musí souhlasit s názvem zakázky v účetním programu).
Chcete-li, aby bylo importováno také středisko, které ve vzniklém dokladu bude označovat konkrétní nemovitost, zadejte ho v Domsys.
Pro doklady přijaté/vydané
U těchto dokladů a transakcí může být exportováno středisko nemovitosti. Středisko označující celou nemovitost nastavíte v modulu Nemovitost-Účetnictví-Nastavení.
Vytvořené předkontace budete používat na níže uvedených místech pro nastavení exportu a to kliknutím na tuto ikonu :
co jsou SLOŽKY PŘEDPISU - slouží k předepisování pravidelných plateb vlastníků(v SVJ)/nájemců(při pronájmu) a evidování nákladů, které jsou s vlastníky/nájemci spojeny
co jsou EVIDENČNÍ SLOŽKY - slouží k evidenci nákladů, které jsou například přímé náklady pronajímatele v případě spravování nemovitosti formy pronájem. U SVJ může být využita např. na tzv. peníze na cestě.
Níže je postup pro:
- nastavení složek pro nemovitost, která je i účetní agendou (např. SVJ)
- nastavení složek v případě modulu CRM (zákazníka)
Nastavení účtování položek dokladů pro modul Nemovitost (SVJ a nemovitosti, které jsou i účetní agendou)
Účtování jednotlivých položek dokladů evidovaných ve Finance-Doklady
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku a na záložce DOMSYS CONNECT a doplňte předkontace:
Předkontace pro faktury vydané (ne pro předpisy)
Příjem aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný např. výnos v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je vystaven v roce 2022 a výnosem patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 311/640).
Příjem časové rozlišení minulý rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 311/385 příjmy příštích období).
Příjem časové rozlišení následující rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/384 výnosy příštích období).
Předkontace pro faktury přijaté
Výdaj aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtován např. náklad v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je z roku 2022 a náklad patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 315/321).
Výdaj časové rozlišení minulý rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 389/321 dohadné položky).
Výdaj časové rozlišení následující rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/381 náklady příštích období).
Účtování jednotlivých položek dokladů “předpis jako faktura“ (předpisy v číselné řadě)
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku a na záložce DOMSYS CONNECT a doplňte předkontace:
Předpis jako faktura – kladné/záporné položky – vyberte předkontaci, která určuje zaúčtování (MD/D) pro účtování předpisu konkrétní složky (např. 311/324). Většinou předkontace pro záporné položky budou stejné jako pro kladné položky (záporná položka = předepsána částka s mínusovým znaménkem).
Nastavení účtování položek dokladů pro modul CRM (jednotlivé zákazníky)
Princip: u zákazníka vytvoříte účtovací vzory dle charakteru služeb, nájmů atd., které po té použijete v nastavení jednotlivých složek v nemovitostech. Účtovací vzor slučuje nastavení DPH pro předpisy, účtování pro předpis složky, položek z faktur, které byly na složku přiřazeny. Když časem bude potřeba změnit některé ze zaúčtování, uděláte změnu jen v účtovacím vzoru a promítne se všude, kde je vzor použit.
Vytvoříte například účtovací vzor, který bude řešit Vodné (účtování pro doklady na předpisy i položky z dokladů).
- Nastavení účtovacího vzoru
V modulu CRM-CRM-Účtovací vzory vytvořte Nový vzor nebo stávající upravte.
Název – vaše označení vzoru, kterým se budete v Domsys orientovat
Na záložce DOMSYS CONNECT vyberte předkontace k zaúčtování položek dokladů (evidovaných ve Finance-Doklady) a položek dokladů na předpisy (evidované předpisy ve Finance-Předpisy, které jsou číslované v číselné řadě)
- Nastavení složek předpisu
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku a na záložce rozšířené vyberte již vytvořený účtovací vzor (tím se převezme nastavení DPH pro předpisy a zúčtování):
Po uložení nastavené zaúčtování ověříte po rozkliknutí složky předpisu. Po kliknutí na název předkontace se zobrazí aktuální nastavení zaúčtování.
V pořizování dokladů v Domsys jsou částky přiřazovány do složek. Co složka v dokladu, to bude položka dokladu v účetnictví. Zaúčtování položek bude dle nastavené předkontace na složce - toto zaúčtování je výchozí.
Předkontaci dokladu přiřazeného do složky předpisu lze změnit z "výchozí" na konkrétní požadovanou a to v úpravě dokladu Finance->Doklady nebo hromadně ve Finance-Náklady složek.
Jaký účet bude použit do předkontace na stranu MD u dokladů vydaných a na stranu Dal u dokladů přijatých?
1. Použije se účet z předkontace první položky vzniklého dokladu (Dal pro doklady přijaté, MD pro doklady vydané).
nebo
2. Pokud doklady evidované ve Finance-Doklady zároveň číslujete číselnou řadou, může tato číselná řada mít nastaven údaj Konto úhrady dokladu. Tento údaj určuje na jaký účet bude zaúčtován doklad na Dal pro doklady přijaté např. 315/321.500 a MD pro doklady vydané např. 311.200/324 (bude mít tak přednost před výchozím účtem dle výše uvedeného bodu 1.).
Používá účetní program dokladovou řadu? Vyplňte ji v modulu Nemovitost či CRM-Nastavení-Číselné řady pro každou číselnou řadu samostatně.
V Účetnictví-Export klikněte na Export do XML u řádku Přijaté faktury (Doklady – přijaté) / Vydané faktury (Doklady – vydané). Stažený soubor naimportujte do účetnictví.
U těchto agend vybíráte záznamy dle data vystavení: Přijaté faktury (Doklady-přijaté), Vydané faktury (Doklady - vydané), Banka, Pokladna
Pro předpisy vystavené jako faktura, kdy tyto doklady exportujete v rámci Vydaných faktur vybíráte datum od do jako období (měsíce), pro které jsou předpisy vytvořeny. Pokud je u předpisu ručně přepsán datum vystavení, má přednost ve výběru.
